Case Fini: como a gestão de desempenho saiu do Excel e virou parte da estratégia da marca

Até um certo tamanho, uma planilha resolve. Depois, ela vira o gargalo. Foi o que aconteceu com a Fini quando o programa de gestão de desempenho da empresa passou de 20 para 100 e, na sequência, para 2 mil pessoas. Letícia, que está na companhia desde 2019, resume o momento sem rodeios: "a gente falou: não dá para fazer um programa como esse com Excel."

Este case mostra como a Fini resolveu esse gargalo na prática, com a implementação do programa Gestão 365, feito em parceria com a impulseup. Se você já entende o framework teórico de gestão de desempenho e quer ver como uma empresa real aplicou isso em escala, o relato de Letícia é o material certo. Para aprofundar o conceito antes ou depois de ler o case, o guia completo de gestão de desempenho estratégica cobre o framework do zero.

Quem é a Fini

A Fini é a marca espanhola que trouxe as balas de gelatina para o Brasil e hoje lidera a categoria no país, onde opera há 23 anos.

Segundo a história institucional da marca, a empresa foi fundada em 1971, na província de Múrcia, na Espanha. No Brasil, dados de mercado divulgados pelo Assaí Atacadista apontam que, em 2023, 95,1% da população brasileira já conhecia a Fini, com 76,5% de participação no segmento de balas de gelatina.

O relato de Letícia sobre a implementação do programa Gestão 365 mostra um caminho que boa parte das áreas de RH em crescimento vai reconhecer: a ferramenta que funcionava numa escala pequena simplesmente não acompanha a complexidade que vem depois.

O limite do Excel em programas de gestão de desempenho

O problema não era o conteúdo do programa. Era a estrutura por trás dele. Rodar avaliações, cruzar dados de metas e competências e manter histórico de cada colaborador em planilhas funciona enquanto o time é pequeno o suficiente para caber na cabeça de quem administra o processo.

Quando esse número cresce dez ou cem vezes, a planilha para de ser uma ferramenta de gestão e passa a ser um risco: erros de fórmula, versões desatualizadas circulando por e-mail, histórico perdido a cada novo ciclo.

Esse ponto de virada não é exclusivo da Fini. Segundo a Spider Strategies, empresa especializada em gestão de negócios, o momento em que a equipe passa mais tempo administrando planilha do que analisando dados costuma ser o sinal de que é hora de migrar para uma plataforma dedicada.

Foi nesse ponto que a Fini decidiu buscar uma plataforma dedicada e chegou à impulseup.

Por que a Fini escolheu a impulseup

Letícia aponta dois fatores que pesaram na decisão: a interface é amigável e o acesso é simples o suficiente para que qualquer colaborador, não só a área de RH, consiga usar sem treinamento extenso.

Isso importa mais do que parece: um programa que exige suporte constante para ser operado tende a perder adesão com o tempo, mesmo quando o conteúdo é bom.

Mas o diferencial mais forte, segundo ela, apareceu durante a implementação.

A necessidade da Fini era específica, e a consultora de conta acompanhou de perto: "eu levava toda a minha necessidade, que era muito particular do programa, e a minha consultora realmente me ouvia."

Ajustes de nomenclatura, mudanças na configuração de permissões:o tipo de detalhe que decide se uma ferramenta se adapta à empresa ou se a empresa precisa se adaptar à ferramenta.

Como funciona o Gestão 365

O Gestão 365 não segue o modelo tradicional de avaliação de desempenho baseado só em metas.

A Fini optou por cruzar dois eixos: a entrega de metas e a análise de competências. Esse cruzamento é o que a empresa chama internamente de "empenho": uma medida que considera tanto o resultado entregue quanto o comportamento que levou até ele.

Há também uma escolha deliberada de formato: o programa é voluntário. Participa quem quer ser protagonista do próprio desenvolvimento, não quem foi convocado. Essa diferença muda o tipo de engajamento que o RH recebe. Em vez de preenchimento obrigatório de formulário, há adesão de quem já está disposto a se expor à avaliação.

Os resultados: da meritocracia à sucessão

O ganho mais direto foi trazer critério objetivo para decisões de meritocracia e promoção. Mas o impacto que Letícia destaca com mais ênfase aparece em outro momento: os processos seletivos internos.

Quando duas pessoas concorrem à mesma vaga e ambas performam bem no processo seletivo, o histórico de gestão de desempenho de ciclos anteriores vira critério de decisão. Como cada uma entregou em metas, como cada uma foi avaliada em competências e esses dados, acumulados ao longo do tempo, tiram a escolha do campo da percepção e colocam no campo do registro.

Isso é particularmente relevante em sucessão. Decidir quem assume uma posição de liderança com base só em impressão recente é um risco conhecido de qualquer processo de RH. Ter histórico estruturado reduz esse risco sem eliminar o julgamento humano da decisão, só dá a ele mais base. Esse mesmo histórico, aliás, é o tipo de insumo que também sustenta a avaliação de líderes intermediários, que costumam concentrar boa parte das decisões de promoção do dia a dia.

A funcionalidade que virou rotina: feedback com inteligência artificial

Perguntada sobre a funcionalidade preferida, Letícia não hesita: o uso da IA para gerar feedback.

O processo, na prática dela como líder: digitar palavras-chave sobre o que precisa comunicar a alguém do time, e a ferramenta gera um texto estruturado, que ela depois ajusta com o próprio vocabulário e a própria personalidade.

O ganho que ela nomeia é tempo. Escrever um feedback bem construído do zero, para cada pessoa do time, em cada ciclo, consome um esforço que boa parte das lideranças simplesmente não tem disponível.

É justamente esse gargalo, mais do que falta de vontade, que costuma reduzir a qualidade dos feedbacks dados no dia a dia.

Por que isso importa estrategicamente

Letícia coloca o argumento em termos de competitividade, não só de operação de RH. Para uma empresa do porte da Fini, não ter uma plataforma dedicada de gestão de empenho (e tentar sustentar o programa com ferramentas adaptadas)  não corresponde ao que o time espera de uma companhia com aquela estrutura e aquela perspectiva de crescimento.

É por isso que ela recomenda a impulseup a outras empresas. Na visão dela, funciona como um programa robusto o suficiente para conquistar adesão real das pessoas, sustentado por praticidade e acessibilidade. A adesão nasce da própria equipe, sem depender de imposição de uma área específica.

Assista o vídeocase completo:

O que fica desse case

A trajetória da Fini com o Gestão 365 mostra um padrão que se repete em empresas que crescem rápido. A planilha que funcionava para de funcionar, e o RH precisa decidir entre remendar a solução atual ou migrar para uma estrutura que aguente o próximo estágio. A diferença, no relato de Letícia, não estava só na tecnologia. Estava em ter um parceiro disposto a ajustar a ferramenta à necessidade específica da empresa, e não o contrário.

Com histórico estruturado de metas e competências acumulado ciclo a ciclo, empresas no estágio da Fini também têm um insumo a mais para exercícios de talent review, como cruzar esses dados numa matriz nine box para mapear potencial e desempenho lado a lado.

Se a sua empresa está no ponto em que o Excel deixou de dar conta do programa de gestão de desempenho, vale entender como um modelo como o Gestão 365 se aplicaria à sua realidade.