Como implantar automações de processos de RH

Maria Luisa da Costa • 1 de novembro de 2023

As automações de processos de RH são uma forma de impulsionar sua empresa para um maior destaque no mercado. Segundo um estudo realizado pela Deloitte (2017) , 22% das empresas de RH com maior desempenho implantavam automação de processos. 

A tecnologia mudou a forma como vivemos, trabalhamos e nos relacionamos. Desse modo, é necessário incluir a tecnologia na rotina do RH de forma que ela contribua para o alcance dos objetivos organizacionais. Assim, implementar automações de processos de RH pode ser a solução para uma rotina mais ágil e eficaz para a sua empresa. 

Então se você quiser saber mais sobre como você pode utilizar a tecnologia a seu favor e implantar automações no seu RH, vem com a gente! 

 

Como se iniciou a automação de processos de RH? 

 

A automação de processos de RH tem seu início com o avanço da indústria 4.0 e o uso da tecnologia para otimizar ações cotidianas. Assim, surge o RH 4.0 que busca maior agilidade dos processos de RH por meio do auxílio da tecnologia. 

Desse modo, a automação de processos de RH é a prática que utiliza de ferramentas tecnológicas para realizar atividades mecânicas e repetitivas. Assim, essa automação torna possível uma atuação estratégica e planejada. 

 

Quais processos de RH podem ser automatizados? 

 

Em geral, os processos a serem automatizados são aqueles que exigem pouco ou nenhum julgamento crítico e que possuem atividades repetitivas. Esses processos são necessários, mas, em geral, são um prejuízo ao capital humano. 

Tarefas repetitivas costumam ter pouco significado subjetivo para o colaborador que a executa. Desse modo, segundo a Teoria das Necessidades de McClelland (1953), a realização é um fator necessário para a motivação dos colaboradores. Assim, uma atividade que esteja alinhada com seus valores pessoais e permite a autonomia é um diferencial para a motivação, impactando o desempenho e o comprometimento organizacional. 

Desse modo, automatizar processos de RH de repetitivos é importante para a motivação e satisfação dos colaboradores. Alguns exemplos de processos que podem ser automatizados são: 

  • Preenchimento de folha de ponto
  • Preenchimento de folha de pagamento
  • Treinamentos e atividades de desenvolvimento assíncronos
  • Feedbacks 
  • Avaliação de desempenho
  • Plano de carreiras e sucessão 

 

Passo a passo de como implementar automações no seu RH

 

Implementar automações de processos de RH é um processo que pode ser desafiador e complexo. Pensando nisso, vamos apresentar alguns passos para te orientar nessa jornada e apresentar conteúdos que podem te ajudar a se aprofundar no assunto. 

 

Conheça sua rotina de RH

 

Para pensar em automatizar processos, é importante ter clareza do que pode ser automatizado. Por isso, é fundamental que você conheça a rotina de RH da sua equipe para otimizar processos e buscar soluções de automação. 

Desse modo, converse com os membros da equipe de RH e questione quais os processos mais maçantes e demorados. Além disso, identifique atividades que não necessitem de julgamento humano. Essas serão as atividades que podem ser automatizadas. 

Se quiser saber mais sobre como otimizar a rotina do RH, leia nosso artigo!  

 

Escolha uma plataforma 

 

Essa decisão depende das atividades que você deseja automatizar, das demandas particulares da empresa e diversos outros fatores. Por exemplo: 

  • Interface intuitiva e amigável: isso permite uma maior adesão dos colaboradores. 
  • Flexibilidade e personalização: uma plataforma flexível permite que você adapte ela para a realidade da sua empresa, facilitando o uso. 
  • Segurança de dados: os dados da sua empresa e da sua equipe devem ser armazenados de forma correta segundo os critérios da LGPD. Sendo assim, é necessário que a plataforma escolhida também garanta essa segurança. 
  • Suporte e treinamento: a implementação de automação é uma grande mudança, por isso, ter o suporte e os treinamentos adequados irá facilitar esse processo. 

 

Se quiser saber os benefícios de utilizar ferramentas de gestão de desempenho, clique aqui!

 

Sensibilização 

 

A sensibilização é uma etapa fundamental para a implementação de automações de processos de RH. Sendo assim, é o momento direcionado a explicar os objetivos da automatização, tirar dúvidas e apresentar as mudanças. 

Nesse momento, é necessário acolher as dúvidas e medos dos colaboradores diante a mudança. Assim, você pode apresentar quais serão as novas atividades de cada cargo e apresentar os treinamentos que serão fornecidos para facilitar a adaptação à mudança.

Nosso artigo “Endomarketing e a sensibilização dos colaboradores” pode te ajudar a pensar em como essa sensibilização pode ser feita. 

 

Planejamento 

 

Agora que os colaboradores já compreenderam como será realizada a automação de processos de RH, é necessário planejar a adoção e implementação. Sendo assim, considere quais mudanças devem ser feitas na rotina de Recursos Humanos que irão beneficiar a equipe, os colaboradores e a empresa. 

Com as mudanças, é importante reestruturar os planos de desenvolvimento, a gestão de desempenho e o plano de carreiras e sucessões. Integre essas práticas às informações fornecidas pela ferramenta escolhida. 

Desse modo, a automação de processos vai sendo implementada, facilitando a atuação dos colaboradores de RH e permitindo a realização de atividades estratégicas

 

Execução 

 

Agora é só executar! Com a prática podem surgir dificuldades e necessidade de repensar processos, mas isso é normal. Aos poucos a automação de processos e as novas atividades vão sendo aprimoradas, trazendo resultados cada vez melhores para sua empresa. 

Tenha em mente que pessoas impulsionam pessoas, mas a tecnologia pode te ajudar. Assim, a automação surge com o objetivo de reduzir o tempo gasto em atividades mecânicas para investir em uma atuação estratégica. Dessa forma, é possível atuar promovendo a satisfação dos membros da sua empresa.

Tendências na automação de processos de RH 

 

Acompanhar as tendências é uma forma de ter insights valiosos e compreender como se destacar no mercado. Sendo assim, cuidar do capital humano da sua empresa é cuidar da empresa como um todo, afinal, profissionais de destaque constroem uma empresa de destaque. 

Pensando nisso, veja as principais tendências para as automações de processos de RH: 

 

Integração

 

A possibilidade de integrar informações entre plataformas com facilidade é importante. Isso permite que a empresa atue de forma integrada de modo que os processos internos dialoguem entre si. 

Foi apresentado pela Deloitte (2014) a necessidade da integração de informações pela nuvem. Assim, é fundamental automatizar de modo que os processos possam se integrar, importando planilhas já utilizadas e criando um diálogo entre os dados. 

 

Repensar processos 

 

Quando estamos presos em pilhas de burocracias, é difícil pensar em algo novo. No entanto, a automação permite que os colaboradores saiam do mecânico e pensem em novas soluções. 

Segundo a  Diretora de Gente da Advent Health, Olesea Azevedo , ao permitir que os funcionários arrisquem, errem e aprendam, o resultado são novas ideias e novos processos, mais rápidos e eficientes. Sendo assim, repensar processos surge como uma tendência, pois é uma prática necessária para o avanço da empresa e o desenvolvimento dos colaboradores.

 

Análise de dados

 

A análise de dados está além de ser apenas uma tendência, mas se torna cada vez mais uma necessidade. É com a análise de dados que as informações tomam forma e agregam valor nas tomadas de decisões da gestão. Assim, é um diferencial para escolhas mais certeiras e eficazes para a sua empresa. 

Segundo uma pesquisa da Deloitte (2023) apenas 19% das empresas estão preparadas para o uso de dados. Assim, suprir essa lacuna é fundamental para se diferenciar no mercado e ter uma maior orientação para os processos de RH. 

 

Conclusão

 

Como vimos, automatizar processos de RH é algo cada vez mais necessário para a tomada de decisão e a orientação de processos. Desse modo, a sua equipe de RH terá tempo para atuar de forma estratégica, sem haver sobrecarga. Com isso, a automação se mostra como uma aliada dos funcionários. 

Com isso, te convidamos para testar gratuitamente a nossa plataforma e levar o seu RH para uma posição de destaque. 

 

Referências

 

de Oliveira, G. (1993). Tecnologia automatizada e recursos humanos. Revista de Administração Pública, 27(1), 97-a.

Neves, L. S., & Zamboni, V. B. A GESTÃO DO RH FRENTE AOS EFEITOS DA AUTOMAÇÃO.

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