Como implantar automações de processos de RH

As automações de processos de RH são uma forma de impulsionar sua empresa para um maior destaque no mercado. Segundo um estudo realizado pela Deloitte (2017) , 22% das empresas de RH com maior desempenho implantavam automação de processos. 

A tecnologia mudou a forma como vivemos, trabalhamos e nos relacionamos. Desse modo, é necessário incluir a tecnologia na rotina do RH de forma que ela contribua para o alcance dos objetivos organizacionais. Assim, implementar automações de processos de RH pode ser a solução para uma rotina mais ágil e eficaz para a sua empresa. 

Então se você quiser saber mais sobre como você pode utilizar a tecnologia a seu favor e implantar automações no seu RH, vem com a gente! 

A automação de processos de RH tem seu início com o avanço da indústria 4.0 e o uso da tecnologia para otimizar ações cotidianas. Assim, surge o RH 4.0 que busca maior agilidade dos processos de RH por meio do auxílio da tecnologia. 

Desse modo, a automação de processos de RH é a prática que utiliza de ferramentas tecnológicas para realizar atividades mecânicas e repetitivas. Assim, essa automação torna possível uma atuação estratégica e planejada. 

Em geral, os processos a serem automatizados são aqueles que exigem pouco ou nenhum julgamento crítico e que possuem atividades repetitivas. Esses processos são necessários, mas, em geral, são um prejuízo ao capital humano. 

Tarefas repetitivas costumam ter pouco significado subjetivo para o colaborador que a executa. Desse modo, segundo a Teoria das Necessidades de McClelland (1953), a realização é um fator necessário para a motivação dos colaboradores. Assim, uma atividade que esteja alinhada com seus valores pessoais e permite a autonomia é um diferencial para a motivação, impactando o desempenho e o comprometimento organizacional. 

Desse modo, automatizar processos de RH de repetitivos é importante para a motivação e satisfação dos colaboradores. Alguns exemplos de processos que podem ser automatizados são: 

• Preenchimento de folha de ponto
• Preenchimento de folha de pagamento
• Treinamentos e atividades de desenvolvimento assíncronos
• Feedbacks 
• Avaliação de desempenho
• Plano de carreiras e sucessão 

Implementar automações de processos de RH é um processo que pode ser desafiador e complexo. Pensando nisso, vamos apresentar alguns passos para te orientar nessa jornada e apresentar conteúdos que podem te ajudar a se aprofundar no assunto. 

Para pensar em automatizar processos, é importante ter clareza do que pode ser automatizado. Por isso, é fundamental que você conheça a rotina de RH da sua equipe para otimizar processos e buscar soluções de automação. 

Desse modo, converse com os membros da equipe de RH e questione quais os processos mais maçantes e demorados. Além disso, identifique atividades que não necessitem de julgamento humano. Essas serão as atividades que podem ser automatizadas. 

Se quiser saber mais sobre como otimizar a rotina do RH, leia nosso artigo!  

Essa decisão depende das atividades que você deseja automatizar, das demandas particulares da empresa e diversos outros fatores. Por exemplo: 

• Interface intuitiva e amigável: isso permite uma maior adesão dos colaboradores. 
• Flexibilidade e personalização: uma plataforma flexível permite que você adapte ela para a realidade da sua empresa, facilitando o uso. 
• Segurança de dados: os dados da sua empresa e da sua equipe devem ser armazenados de forma correta segundo os critérios da LGPD. Sendo assim, é necessário que a plataforma escolhida também garanta essa segurança. 
• Suporte e treinamento: a implementação de automação é uma grande mudança, por isso, ter o suporte e os treinamentos adequados irá facilitar esse processo. 

Se quiser saber os benefícios de utilizar ferramentas de gestão de desempenho, clique aqui!

A sensibilização é uma etapa fundamental para a implementação de automações de processos de RH. Sendo assim, é o momento direcionado a explicar os objetivos da automatização, tirar dúvidas e apresentar as mudanças. 

Nesse momento, é necessário acolher as dúvidas e medos dos colaboradores diante a mudança. Assim, você pode apresentar quais serão as novas atividades de cada cargo e apresentar os treinamentos que serão fornecidos para facilitar a adaptação à mudança.

Nosso artigo “Endomarketing e a sensibilização dos colaboradores” pode te ajudar a pensar em como essa sensibilização pode ser feita. 

Agora que os colaboradores já compreenderam como será realizada a automação de processos de RH, é necessário planejar a adoção e implementação. Sendo assim, considere quais mudanças devem ser feitas na rotina de Recursos Humanos que irão beneficiar a equipe, os colaboradores e a empresa. 

Com as mudanças, é importante reestruturar os planos de desenvolvimento, a gestão de desempenho e o plano de carreiras e sucessões. Integre essas práticas às informações fornecidas pela ferramenta escolhida. 

Desse modo, a automação de processos vai sendo implementada, facilitando a atuação dos colaboradores de RH e permitindo a realização de atividades estratégicas . 

Agora é só executar! Com a prática podem surgir dificuldades e necessidade de repensar processos, mas isso é normal. Aos poucos a automação de processos e as novas atividades vão sendo aprimoradas, trazendo resultados cada vez melhores para sua empresa. 

Tenha em mente que pessoas impulsionam pessoas, mas a tecnologia pode te ajudar. Assim, a automação surge com o objetivo de reduzir o tempo gasto em atividades mecânicas para investir em uma atuação estratégica. Dessa forma, é possível atuar promovendo a satisfação dos membros da sua empresa.

Acompanhar as tendências é uma forma de ter insights valiosos e compreender como se destacar no mercado. Sendo assim, cuidar do capital humano da sua empresa é cuidar da empresa como um todo, afinal, profissionais de destaque constroem uma empresa de destaque. 

Pensando nisso, veja as principais tendências para as automações de processos de RH: 

A possibilidade de integrar informações entre plataformas com facilidade é importante. Isso permite que a empresa atue de forma integrada de modo que os processos internos dialoguem entre si. 

Foi apresentado pela Deloitte (2014) a necessidade da integração de informações pela nuvem. Assim, é fundamental automatizar de modo que os processos possam se integrar, importando planilhas já utilizadas e criando um diálogo entre os dados. 

Quando estamos presos em pilhas de burocracias, é difícil pensar em algo novo. No entanto, a automação permite que os colaboradores saiam do mecânico e pensem em novas soluções. 

Segundo a  Diretora de Gente da Advent Health, Olesea Azevedo , ao permitir que os funcionários arrisquem, errem e aprendam, o resultado são novas ideias e novos processos, mais rápidos e eficientes. Sendo assim, repensar processos surge como uma tendência, pois é uma prática necessária para o avanço da empresa e o desenvolvimento dos colaboradores.

A análise de dados está além de ser apenas uma tendência, mas se torna cada vez mais uma necessidade. É com a análise de dados que as informações tomam forma e agregam valor nas tomadas de decisões da gestão. Assim, é um diferencial para escolhas mais certeiras e eficazes para a sua empresa. 

Segundo uma pesquisa da Deloitte (2023) apenas 19% das empresas estão preparadas para o uso de dados. Assim, suprir essa lacuna é fundamental para se diferenciar no mercado e ter uma maior orientação para os processos de RH. 

Conclusão

Como vimos, automatizar processos de RH é algo cada vez mais necessário para a tomada de decisão e a orientação de processos. Desse modo, a sua equipe de RH terá tempo para atuar de forma estratégica, sem haver sobrecarga. Com isso, a automação se mostra como uma aliada dos funcionários. 

Com isso, te convidamos para testar gratuitamente a nossa plataforma e levar o seu RH para uma posição de destaque. 

de Oliveira, G. (1993). Tecnologia automatizada e recursos humanos. Revista de Administração Pública, 27(1), 97-a.

Neves, L. S., & Zamboni, V. B. A GESTÃO DO RH FRENTE AOS EFEITOS DA AUTOMAÇÃO.

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